Was ist die Cost of Vacancy und warum ist sie ein entscheidender Recruiting-KPI?

Und warum kostet Zögern Unternehmen ein Vermögen?

Die sogenannte Cost of Vacancy (CoV) ist eine zentrale Kennzahl im modernen Personalmanagement. Sie beschreibt den finanziellen Schaden, der entsteht, wenn eine vakante Position unbesetzt bleibt. Die Grundannahme: Jeder Mitarbeitende trägt messbar zum Unternehmenserfolg bei. Fehlt dieser Beitrag – sei es durch Kündigung, Krankheit oder eine zu lange Nachbesetzungszeit – entsteht ein direkter wirtschaftlicher Verlust.

Warum die CoV ein entscheidender Recruiting-KPI ist

Viele Unternehmen scheuen vor strategischem Recruiting oder professionellen Vermittlungslösungen zurück – aus Sorge vor zu hohen Kosten. Doch genau hier liegt der Denkfehler: Wer Positionen zu lange unbesetzt lässt, verursacht weit höhere Kosten, als durch die Investition in ein effektives Recruiting entstehen würden.

Denn: Die Verluste durch Vakanzen sind nicht nur monetär – sie wirken tief ins Unternehmen hinein und setzen eine gefährliche Abwärtsspirale in Gang.

Typische Auswirkungen offener Stellen:

• Verlangsamte Prozesse: Weniger Kundengespräche, weniger Abschlüsse, geringere Produktivität.

• Höhere Belastung des Teams: Kolleg*innen müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen – was zu Überarbeitung und sinkender Motivation führt.

• Kettenreaktionen: Überlastung erzeugt Frust, Krankheiten oder Kündigungen – neue Ausfälle sind vorprogrammiert.

• Stillstand statt Wachstum: Strategische Projekte geraten ins Stocken, da nur noch reaktiv gearbeitet wird.

Fazit: Eine unbesetzte Stelle kostet weit mehr als ein Recruitingbudget. Sie kostet Umsatz, Marktanteile, Know-how und letztlich Wettbewerbsfähigkeit.

CoV konkret berechnet – So teuer ist eine Vakanz wirklich

Eine einfache Faustregel besagt:Bleibt eine Stelle ca. 83 Tage unbesetzt, entstehen Verluste in Höhe eines kompletten Jahresgehalts.

Beispielrechnung:

• Durchschnittsgehalt: 50.000 € / Jahr

• Arbeitstage pro Jahr: 250

• Gehalt pro Arbeitstag: 200 €

• Ø Vakanzzeit: 90 Tage

• Wertfaktor (1–3): 3 – sehr hohe Relevanz der Position

Formel zur Berechnung:(Jahresgehalt : Arbeitstage) × Faktor × Vakanzzeit

→ (50.000 : 250) × 3 × 90 = 54.000 €

Davon entfallen 18.000 € auf reine Lohnkosten – die restlichen 36.000 € sind entgangener Ertrag, also direkt messbarer Verlust für das Unternehmen.